Официальное письмо с просьбой – это документ, который требует четкой структуры, вежливого тона и аргументированного изложения. Оно может быть адресовано организации, должностному лицу или государственному органу. В этой статье мы рассмотрим основные правила составления такого письма.
Содержание
Официальное письмо с просьбой – это документ, который требует четкой структуры, вежливого тона и аргументированного изложения. Оно может быть адресовано организации, должностному лицу или государственному органу. В этой статье мы рассмотрим основные правила составления такого письма.
1. Формальные требования к письму
Официальное письмо должно соответствовать деловому стилю и содержать обязательные элементы:
- Реквизиты отправителя и получателя
- Дату составления
- Исходящий номер (если требуется)
- Краткую и информативную тему
- Обращение к адресату
- Четко сформулированную просьбу
- Обоснование просьбы
- Вежливое заключение
- Подпись и контактные данные
2. Структура письма
2.1. Шапка письма
В верхней части укажите:
| Кому: | Полное наименование организации, должность и ФИО получателя |
| От кого: | Ваши ФИО, должность (если есть), контактные данные |
2.2. Основная часть
Следуйте этой последовательности:
- Официальное обращение ("Уважаемый [Имя Отчество]!")
- Вводная часть с объяснением причины обращения
- Четкая формулировка просьбы
- Аргументация (почему важно удовлетворить просьбу)
- Благодарность за внимание к вашему обращению
2.3. Заключительная часть
В конце письма укажите:
- Формулу вежливости ("С уважением,")
- Вашу подпись (если письмо бумажное)
- ФИО полностью
- Контактные данные для обратной связи
3. Образец письма с просьбой
| Официальное письмо с просьбой (образец) | |
| Кому: | Генеральному директору ООО "Пример" Петрову Петру Петровичу |
| От кого: | Иванова Ивана Ивановича тел. +7 (123) 456-78-90 ivanov@example.com |
| Дата: | 01 июня 2023 года |
| Тема: | Просьба о предоставлении скидки на услуги |
Уважаемый Пётр Петрович! Наша компания уже более трех лет является вашим постоянным клиентом и высоко ценит качество предоставляемых услуг. В связи с увеличением объемов заказов просим вас рассмотреть возможность предоставления нам корпоративной скидки в размере 10% на все виды услуг. Мы готовы заключить дополнительное соглашение о долгосрочном сотрудничестве и увеличить ежемесячный объем заказов на 15%. Будем благодарны за рассмотрение нашей просьбы. Готовы обсудить детали в удобное для вас время. С уважением, | |
4. Советы по написанию
- Будьте вежливы, но не заискивающи
- Избегайте излишней эмоциональности
- Формулируйте просьбу конкретно и однозначно
- Приводите факты и цифры для обоснования
- Указывайте сроки, когда вам нужен ответ
- Проверьте текст на грамотность перед отправкой
5. Способы отправки
Официальное письмо с просьбой можно отправить:
- По электронной почте (с уведомлением о прочтении)
- Заказным письмом с описью вложения
- Через канцелярию организации (с отметкой о вручении)
- Через официальный сайт (если есть специальная форма)
Помните, что грамотно составленное официальное письмо значительно увеличивает шансы на положительный ответ. Соблюдение делового этикета и четкая формулировка просьбы помогут вам достичь желаемого результата.
