Официальное письмо с просьбой – это документ, который требует четкой структуры, вежливого тона и аргументированного изложения. Оно может быть адресовано организации, должностному лицу или государственному органу. В этой статье мы рассмотрим основные правила составления такого письма.

Содержание

Официальное письмо с просьбой – это документ, который требует четкой структуры, вежливого тона и аргументированного изложения. Оно может быть адресовано организации, должностному лицу или государственному органу. В этой статье мы рассмотрим основные правила составления такого письма.

1. Формальные требования к письму

Официальное письмо должно соответствовать деловому стилю и содержать обязательные элементы:

  • Реквизиты отправителя и получателя
  • Дату составления
  • Исходящий номер (если требуется)
  • Краткую и информативную тему
  • Обращение к адресату
  • Четко сформулированную просьбу
  • Обоснование просьбы
  • Вежливое заключение
  • Подпись и контактные данные

2. Структура письма

2.1. Шапка письма

В верхней части укажите:

Кому:Полное наименование организации, должность и ФИО получателя
От кого:Ваши ФИО, должность (если есть), контактные данные

2.2. Основная часть

Следуйте этой последовательности:

  1. Официальное обращение ("Уважаемый [Имя Отчество]!")
  2. Вводная часть с объяснением причины обращения
  3. Четкая формулировка просьбы
  4. Аргументация (почему важно удовлетворить просьбу)
  5. Благодарность за внимание к вашему обращению

2.3. Заключительная часть

В конце письма укажите:

  • Формулу вежливости ("С уважением,")
  • Вашу подпись (если письмо бумажное)
  • ФИО полностью
  • Контактные данные для обратной связи

3. Образец письма с просьбой

Официальное письмо с просьбой (образец)
Кому:Генеральному директору ООО "Пример"
Петрову Петру Петровичу
От кого:Иванова Ивана Ивановича
тел. +7 (123) 456-78-90
ivanov@example.com
Дата:01 июня 2023 года
Тема:Просьба о предоставлении скидки на услуги

Уважаемый Пётр Петрович!

Наша компания уже более трех лет является вашим постоянным клиентом и высоко ценит качество предоставляемых услуг.

В связи с увеличением объемов заказов просим вас рассмотреть возможность предоставления нам корпоративной скидки в размере 10% на все виды услуг.

Мы готовы заключить дополнительное соглашение о долгосрочном сотрудничестве и увеличить ежемесячный объем заказов на 15%.

Будем благодарны за рассмотрение нашей просьбы. Готовы обсудить детали в удобное для вас время.

С уважением,
Иванов Иван Иванович
Директор ООО "Клиент"
тел. +7 (123) 456-78-90

4. Советы по написанию

  • Будьте вежливы, но не заискивающи
  • Избегайте излишней эмоциональности
  • Формулируйте просьбу конкретно и однозначно
  • Приводите факты и цифры для обоснования
  • Указывайте сроки, когда вам нужен ответ
  • Проверьте текст на грамотность перед отправкой

5. Способы отправки

Официальное письмо с просьбой можно отправить:

  1. По электронной почте (с уведомлением о прочтении)
  2. Заказным письмом с описью вложения
  3. Через канцелярию организации (с отметкой о вручении)
  4. Через официальный сайт (если есть специальная форма)

Помните, что грамотно составленное официальное письмо значительно увеличивает шансы на положительный ответ. Соблюдение делового этикета и четкая формулировка просьбы помогут вам достичь желаемого результата.

Другие статьи

Как пополнить карту Подорожник и прочее